بارگذاری
طبق نظر دکتر ماکان آریا پارسا اصول گزارش نویسی موضوعی است که در این مقاله کوتاه قصد داریم به بررسی آن بپردازیم. همگی ما به خوبی بر این امر اذعان داریم که گزارش نویسی از مهمترین مهارت هایی است که هر فردی باید این مهارت را کسب نماید. البته اختصاص زمان کافی برای بهبود این توانایی می تواند رای هر یک افراد امری چالش برانگیز باشد. در نهایت می توان مهارت گزارش نویسی را یکی از مهمترین مهارت های فردی هر فرد شاغلی عنوان نماییم که می تواند زمینه توسعه آن کسب و کار را فراهم نماید. بهره مندی از این توانایی می تواند زمینه موفقیت فرد را در آینده شغلی و تحصیلی او ایجاد کند.
هر یک از ما در طول زندگی خود بارها نیازمند این توانایی بوده ایم که مهارت های کلی خود در زمینه گزارش نویسی را به کار ببریم. هر یک شما ممکن است مصداق های متعددی از نقش گزارش نویسی در پیشرفت شرایط زندگی خود به خاطر بیاوریم. گاهی حتی تسلط بر گزارش نویسی می تواند زمینه موفقیت فرد را در فضای کاری او ایجاد نماید.
تعریف کلی گزارش چیست؟
در واقع کاربران پیش از شناخت اصول گزارش نویسی باید به خوبی با مفهوم گزارش آشنا شوند. گزارش به معنی اظهار نمودن و جمع آوری اطلاعات در جهت شرح و تفسیر آن داده ها می باشد. در هبارتی کلی گزارش شامل تفسیر، تحلیل و بیان کلی داده ها فرایندهای جاری توسط کارمندان می باشد که در قالب یک متن به افراد بالادست گزارش داده می شود. حال در این بین گزارش نویسی فرایندی است که در آن اخبار، داده ها، حقایق و مسائل مختلف به صورت کاملا منطقی تحلیل می شوند. در تولید گزارش باید به اختصار نویسی و روشنی مطالب بسیار توجه شود. در این روش باید به اصل ساده نویسی و سالم نویسی داده ها بسیار توجه گردد.
فایده اصلی اجرای فرایند گزارش نویسی در چیست؟
از نگاه دکتر ماکان آریا پارسا در زمان نگارش هرگونه گزارشی بیشترین تلاشی که صورت می پذیرد در جهت انتقال مفاهیم مورد نظر کاربر به می باشد. در این فرایند به دقت، صحت و سرعت انتقال اطلاعات بیشترین توجه شود. در نتیجه انتقال داده ها در فرایند گزارش نویسی باید به روشنی صورت پذیرد. بنابراین فردی که گزارش فعالیت های خود را تهیه می نماید باید تصویری روشن از تفکرات خود را به مخاطبین انتقال دهد.
گزارش ها عموما برای چه مخاطبانی تهیه می شوند؟
از دیدگاه دکتر ماکان آریا پارسا قبل از اقدام به تهیه گزارش نیاز است تا برای خود مخاطبان گزارش را تعیین نمایید. در هنگام نگارش گزارش به امور متعددی مانند افکار، تحصیلات، خلق و خوی و تجربیات خواننده گزارش توجه نمایید. همچنین باید به این موضوع نیز توجه شود که گزارش به طور مستقیم برای خود فرد تهیه شده است و یا او باید این اطلاعات را در قالب یک گزارش کلی به دیگران انتقال دهد. اطلاع از این داده ها به شما کمک خواهد نمود تا اطلاعات را به شکلی دقیق تر به مخاطبان خود انتقال دهید. اگر گزارش برای مقامی بالاتر تهیه می شود در چنین شرایطی شما به عنوان فرد گزارش دهنده خط ذهنی خود را در قالب یک گزارش عملکرد به مخاطبان خود انتقال خواهید داد.
انواع گزارش نویسی شامل چه مواردی می باشد؟
انواع گزارش نویسی موضوعی است که در این بخش به بررسی آن خواهی پرداخت. در واقع کارمندان و فعالان در مشاغل مختلف از روش های گوناگونی برای انتقال اطلاعات استفاده می نمایند. کارمندان موظف هستند تا به صورت دوره ای اطلاعات و فعالیت های خود را به مدیران شرکت و یا سازمان اطلاع دهند. در چنین شرایطی کاربران باید به خاطر داشته باشند که تمامی گزارش ها برای انتقال اطلاعات به مدیران سازمان ها تهیه نمی شوند. در واقع بخش عظیمی از گزارش هایی که توسط افراد تهیه می گردند برای انتقال داده ها به همکاران، مشتریان و مخاطبان اصلی فرایند اجرایی می باشند. بر همین اساس گزارش ها را عموما در قالب های متعددی تهیه و در اختیار این افراد قرار می دهند.
از نظر دکتر ماکان آریا پارسا شناخت انواع گزارش نویسی به ما کمک می نماید تا به شکلی دقیق و اصولی داده ها را دسته بندی و در قالب یک گزارش کاربردی ارائه نماییم. برای مثال در زمانی که قصد دارید گزارشی رسمی را به مافوق خود ارائه دهید نمی توانید از لحنی غیر رسمی در گزارش های خود استفاده نمایید. در این شرایط حتی اگر به تمامی نکات مورد نظر در زمان تهیه گزارش توجه شده باشد بی توجهی به این مسئله می تواند اعتبار نهایی گزارش شما را زیر سوال ببرد. در نتیجه برای کارایی بهتر این مقاله و بررسی اصول گزارش نویسی به طور اجمالی به بررسی انواع روش گزارش نویسی خواهیم پرداخت.
ارائه گزارش های طولانی و کوتاه در مناسب ترین شرایط
طبق صحبت های دکتر ماکان آریا پارسا در زمان پرداختن و شناخت اصول گزارش نویسی ممکن است کاربر با اطلاعات متعددی آشنا شود. یکی از اصطلاحات کاربردی که در این بین از آن استفاده می شود گزارش های کوتاه و بلند می باشد. در واقع گزارش های کوتاه گاها محدود به تعداد کمی از داده ها می شوند که در قالب یک گزارش چند صفحه ای تهیه و در اختیار کاربران قرار می گردند. این در حالی است که گزارش های بلند گاها می توانند شامل 40 صفحه شوند و داده های متعددی را به مخاطبان انتقال دهند.
این مطلب ادامه دارد… .